Stap 2

AVG 2. Welke persoonsgegevens liggen vast

Welke persoonsgegevens bewaar je en gebruik je? En wat is het doel daarvan? Waar staan ze opgeslagen en met wie deel je ze? Dat moet je inventariseren. Bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld over gezondheid), zijn extra privacygevoelig. Daarvoor gelden extra voorwaarden*.
Bijvoorbeeld:
Maak een lijst van: Wie wat waar

  • Algemene informatie
  • Bezoekadres
  • Bezoek postcode
  • Bezoekplaats
  • Telefoon
  • Fax
  • Email
  • Website
  • Kvk
  • BTW
  • Oprichtingsdatum bedrijf
  • Prijsafspraak
  • Nieuwsbrief
  • Tonen op website
  • In welke rubriek ze horen
  • Contactpersoon:
  • Naam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Website beschrijving
  • Contactmomenten
  • Advertentiegegevens

Wat (bv. opdrachten, nieuwsbrieven, etc. )
Voor de opdrachten worden de advertenties bewaard met hun specificaties zoals afmetingen, prijs, plaatsingsweek, aantal en eventuele bijzonderheden als liggende/staande advertentie of dat een reclamebureau het contactpersoon is. Daarnaast worden de opdrachtgegevens, offertes en opdrachten bewaard in online server en in Google Suite door middel van mail.

Waar
Voor het verwerken van de opdrachten zijn bovenstaande gegevens nodig. Deze worden eenmaal ingevoerd en op een beveiligde online database bewaard. Ook de boekhouding vraagt om een gedeelte van de gegevens. Er wordt niet meer informatie in de database, dan wel het boekhoudsysteem bewaard dan nodig is.  (Er zijn geen bijzondere persoonsgegevens in onze data opgeslagen).

-Online opslag- is voor de kortdurende taken en deze gegevens worden na verwerking weer vernietigd (verwijderd), dan wel opgeslagen op een online server; dit om dienstbaar te kunnen blijven naar de klant.

Database I  -CRMsysteem-

CRMsysteem zorgt voor een bewerkbaar ordelijk systeem waarin gegevens als boven vermeld ingevoerd worden.

  • Dit wordt gebruikt door medewerkers die hier een verwerkingsverklaring voor hebben getekend
  • Dit wordt bijgehouden door het bedrijf X.

Database III –Liveschijf-

Op deze server slaan we informatie op voor een langere periode en is een online backup; ontworpen voor veiligheid, eenvoud en vrijheid, ongelimiteerde opslag en snelheid onder strenge Noorse privacywetgeving. Backup jouw computers (Windows en Mac), NAS, tablets en smartphones.

  • Dit wordt alleen beheerd door de eigenaren van Bernheze Media
  • Wordt verwerkt en technisch onderhouden door LiveSchijf en Bernheze Media.

… boekhoudsysteem, nieuwsbriefhost, website contactformulier, etc.

OPDRACHT:
1. Maak een lijstje van de verschillende databases die in het bedrijf aanwezig zijn.
2. Per database noteer je welke gegevens bijgehouden worden.

 * alleen voor ZZP, zelfstandig ondernemers en Midden Klein Bedrijf
terug…
Stap 3